Regulamin Wystawców NANI?!Con 2024
Wersja PDF niniejszego regulaminu jest dostępna w tym miejscu.
Paragrafy
§1 Postanowienia ogólne
§2 Uczestnictwo w Wydarzeniu
§3 Zgłoszenie na Wystawcę
§4 Ekspozycja stoiska
§5 Prawa i obowiązki Wystawcy
§6 Prawa i obowiązki Organizatora
§7 Przygotowanie stoiska Wystawcy, organizacja pracy oraz utrzymanie porządku na stoisku
§8 Opłaty za stoisko
§9 Postanowienia końcowe
§1 Postanowienia ogólne
- Regulamin dotyczy Konwentu Mangi i Anime Nanicon 2024 (zwanego dalej Wydarzeniem), mającego miejsce w dniach 2-4 sierpnia 2024 r. w Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego Województwa Śląskiego w Katowicach, ul. Wiertnicza 3 (zwanego dalej Budynkiem) oraz odgrodzonego obszaru wokół budynku (zwanymi dalej terenem Wydarzenia).
- Organizatorem Wydarzenia jest Fundacja NaniNani, wpisana do rejestru pozycji KRS w rejestrze Stowarzyszeń prowadzonym przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001102981 (zwana dalej Organizatorem) oraz Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego Województwa Śląskiego w Katowicach, NIP: 9542744486, REGON: 243311737.
- Przez określenie Wystawcy rozumie się każdego uczestnika Wydarzenia, który uzyskał akredytację wystawczą, przez co traktuje się go jako podmiot wystawczy w czasie trwania Wydarzenia.
- Każdy Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania niniejszego regulaminu.
- Każdy osoba przebywająca na terenie Wydarzenia (w tym również Wystawcy) zobowiązana jest stosować się również do postanowień Regulaminu Konwentu Nanicon 2024.
- Komunikacja pomiędzy Wystawcą a Organizatorem, o której mowa w dalszej części niniejszego regulaminu, odbywać się będzie drogą teleinformatyczną (telefon, poczta e-mail) zgodnie z danymi podanymi przez Wystawcę w momencie zgłaszania chęci uzyskania akredytacji wystawczej.
- Przez stronę internetową Wydarzenia, o której mowa jest kilkukrotnie w dalszej części regulaminu, rozumie się witrynę www https://www.nanicon.pl/.
§2 Uczestnictwo w Wydarzeniu
- Wystawca zgłasza chęć uczestnictwa w Wydarzeniu w formie Wystawcy poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Wydarzenia lub, w szczególnych przypadkach, poprzez bezpośredni kontakt z Organizatorem.
- Warunki zgłoszenia swojego stoiska poprzez kontakt mailowy, o których mowa w §2 ust. 1, zostały ściśle określone w formularzu zgłoszeniowym dla Wystawców.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia Wystawcy bez podawania przyczyny. Organizator zobowiązuje się do przekazania informacji o odrzuceniu.
- Wystawca zobowiązany jest do odbioru opaski na rękę oraz identyfikatora na stanowisku akredytacyjnym dla Wystawców lub, jeżeli akredytacja nie została jeszcze uruchomiona, bezpośrednio u Organizatora. Jeżeli Wystawca pełni również inną funkcję na Wydarzeniu, akredytacja może odbyć się w innym miejscu, co zostanie w takiej sytuacji wyraźnie nakreślone przez Organizatora.
- Szczegółowe warunki współpracy pomiędzy Wystawcą a Organizatorem zostaną określone indywidualnie po zatwierdzeniu zgłoszenia stoiska oraz po uiszczeniu przez Wystawcę opłaty za stoisko. Indywidualne ustalenia po obustronnej zgodzie są wiążące na mocy umowy ustnej.
- Wystawca ma możliwość zrezygnowania z wystawienia przyjętego na Wydarzenie stoiska i uzyskania zwrotu opłaty za stoisko po wyrażeniu takiej chęci, nie później niż do dnia 2 lipca 2024 r. włącznie.
- Organizator może umożliwić Wystawcy rezygnację z wystawienia przyjętego na Wydarzenie stoiska po dacie zawartej w §2 ust. 6, jeżeli istnieje możliwość zastąpienia stoiska stoiskiem zastępczym. Organizator nie gwarantuje pozytywnego rozpatrzenia takiej prośby.
- Wystawca deklaruje, że w dniu rozpoczęcia Wydarzenia będzie mieć ukończony co najmniej 16. rok życia.
§3 Zgłoszenie na Wystawcę
- Wystawca przy zgłoszeniu swojego stoiska deklaruje minimalny oraz komfortowy rozmiar stoiska.
- Zgłoszenia na Wystawców będą przyjmowane zgodnie z terminem podanym na jednym lub wielu środkach masowego przekazu, o których mowa w §4 ust. 5 Regulaminu Konwentu Nanicon 2024.
- Organizator zastrzega sobie prawo do przyjęcia zgłoszenia Wystawcy przed lub po ogłoszonym terminie przyjmowania zgłoszeń, zgodnie ze swoją wolą.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu przyjmowania zgłoszeń Wystawców bez podawania przyczyny.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany warunków przyjęcia stoiska Wystawcy (w tym rozmiaru stoiska) wbrew deklaracji Wystawcy. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji, Wystawca zostanie o niej poinformowany przed akceptacją stoiska.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru dokładnej lokalizacji stoiska Wystawcy.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji stoiska, co nie stanowi zmiany umowy pomiędzy Wystawcą a Organizatorem i nie rodzi po stronie Wystawcy roszczeń względem Organizatora. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji, Wystawca zostanie o niej poinformowany niezwłocznie.
- Wszelkie zmiany w wyposażeniu stoiska względem podanych w zgłoszeniu Wystawca zobowiązuje się zgłosić nie później niż do dnia, w którym zostanie zakończony termin wysyłania zgłoszeń na Wystawcę. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany decyzji o przyjęciu stoiska (jeśli została już podjęta) w sytuacji, w której Wystawca poinformuje o zmianie wyposażenia.
- Organizator zobowiązuje się poinformować o zmianie decyzji dotyczącej przyjęcia stoiska nie później niż 7 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie jego wyposażenia.
- Organizator nie zapewnia, że po zaakceptowaniu stoiska Wystawca będzie miał możliwość wprowadzenia zmian względem zgłoszenia zgodnie ze swoim życzeniem.
- Organizator zobowiązuje się do poinformowania Wystawcy o decyzji co do przyjęcia lub odrzucenia zgłoszenia do dnia 12 lipca 2024 r. włącznie. Nie dotyczy to jednak sytuacji opisanej w §3 ust. 8.
- Wystawca jest zobowiązany do szczegółowego i rzetelnego zawarcia swoich oczekiwań w stosunku do swojego stoiska. Wszelkie niedopowiedzenia lub uogólnienia będą traktowane jako brak jasnej deklaracji Wystawcy. Brak precyzyjnej informacji może skutkować aranżacją danego aspektu stoiska zgodnie z decyzją Organizatora. Organizator nie będzie rozpatrywał roszczeń względem kwestii niesprecyzowanych w zgłoszeniu Wystawcy.
- Osoba zgłaszająca stoisko zobowiązuje się do podania prawdziwych danych osobowych wszystkich osób, które będą sprzedawcami na jej stoisku. Imiona/nazwiska preferowane, pseudonimy lub dane nieprawdziwe mogą skutkować odrzuceniem zgłoszenia. Osoba zgłaszająca zobowiązuje się również do podania danych każdej osoby, która będzie zajmować się sprzedażą na zgłaszanym stoisku.
- Osoby zajmujące się sprzedażą na stoisku, których dane nie będą spełniać warunków zawartych w §3 ust. 13, mogą zostać usunięte z Wydarzenia. Organizator zastrzega sobie również prawo do eskalowania takiej sytuacji względem stoiska oraz osoby zgłaszającej.
§4 Ekspozycja stoiska
- Wystawca zobowiązuje się wystawiać i reklamować swoje produkty, towary i/lub usługi tylko na przydzielonej przez Organizatora powierzchni. Wszelkie przedmioty przekraczające przydzielony obszar będą usuwane. W szczególności dotyczy to miejsc, w których umieszczenie przedmiotów wystawcy może stwarzać zagrożenie dla innych uczestników wydarzenia lub blokować ścieżki transportowe i/lub ewakuacyjne.
- Wystawca zobowiązuje się do zadeklarowania każdego przedmiotu mogącego przekraczać przydzielony obszar w zgłoszeniu Wystawcy. W deklaracji należy również zawrzeć przedmioty takie jak kosze na śmieci, tablice OWZ, wieszaki, banery itp.
- W wyjątkowych sytuacjach Organizator może zezwolić na przekroczenie przydzielonego Wystawcy obszaru.
- Umieszczenie materiałów reklamowych poza obszarem przydzielonym wymaga pisemnej zgody Organizatora. Umieszczenie materiałów reklamowych poza obszarem przydzielonym wiąże się z uiszczeniem dodatkowej opłaty reklamowej.
- Opłata, o której mowa w §4 ust. 4 jest ustalana indywidualnie z Wystawcą w zależności od formy reklamy i jej lokalizacji.
- Wystawca zobowiązuje się do przekazania Organizatorowi swoich materiałów promocyjnych, które zostaną umieszczone przez Organizatora na jego mediach społecznościowych w poście zbiorczym. Organizator zastrzega sobie prawo do korekty przekazanych informacji w sytuacji, w której mogą one naruszać dobre imię Organizatora i/lub dobre imię Wydarzenia. Organizator nie zobowiązuje się do umieszczenia materiałów promocyjnych wszystkich przyjętych wystawców.
§5 Prawa i obowiązki Wystawcy
- Wystawca ponosi odpowiedzialność za wydarzenia mające miejsce na jego stoisku. Wszelkie konkursy, loterie, promocje oraz inne atrakcje organizowane na stoisku muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa polskiego oraz normami społecznymi. Organizator zrzeka się odpowiedzialności za powyższe atrakcje wobec uczestników oraz właściwych organów.
- Wystawca deklaruje, że wszelkie przedmioty wniesione przez niego na teren Wydarzenia są przedmiotami dozwolonymi w rozumieniu prawa polskiego. Dotyczy to wyposażenia stoiska jak i osobistego wyposażenia Wystawcy. Złamanie niniejszego punktu skutkować będzie natychmiastowym wykluczeniem stoiska z planu Wydarzenia oraz wezwaniem odpowiednich służb. Organizator zastrzega sobie prawo do uniemożliwienia opuszczenia strefy akredytacyjnej Wystawcy łamiącego niniejszy punkt na mocy Art. 243 §1, §2 Kodeksu Karnego [Ujęcie Obywatelskie] do czasu pojawienia się powiadomionych służb.
- Wystawca deklaruje, że materiały oraz przedmioty prezentowane na jego stoisku podczas trwania Wydarzenia nie są sprzeczne z dobrymi obyczajami i zasadami współżycia społecznego.
- Wystawca ponosi odpowiedzialność za uszkodzenia i zniszczenia udostępnionego mu wyposażenia. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia Organizator zastrzega sobie prawo do obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą lub wymianą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia. Organizator zastrzega sobie również prawo do obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą bądź odrestaurowaniem uszkodzonego lub zniszczonego otoczenia stoiska (ściany, podłogi i inne elementy stałe), o ile uszkodzenie lub zniszczenie nastąpiło z winy Wystawcy.
- Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Organizatorowi, wolontariuszom, uczestnikom lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osobę działającą w jego imieniu albo reprezentującą jego prawa. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub jego wyposażenie.
- Wystawca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia organizatora lub wolontariusza, jeśli zaobserwuje zdarzenie wywołującego szkodę lub mogące ją wywołać.
§6 Prawa i obowiązki Organizatora
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za status prawny sprzedaży prowadzonej przez Wystawcę na Wydarzeniu. Wystawca jest zobowiązany prowadzić sprzedaż zgodnie z prawem obowiązującym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (wliczając w to zasady BHP oraz przeciwpożarowe) oraz prawem lokalnym obowiązującym na terenie województwa śląskiego oraz miasta Katowic.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy ani za usługi wykonywane przez Wystawcę na stoisku.
- Organizator ponosi odpowiedzialność tylko za szkody wyrządzone Wystawcy lub innemu uczestnikowi Wydarzenia z jego winy lub winy osoby działającej w jego imieniu.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Uczestników Wydarzenia w obrębie stoisk w czasie udostępniania przestrzeni stoiska Wystawcy.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pojazdy znajdujące się na terenie CKZiU Katowice.
- Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia Wystawcy z terenu Wydarzenia oraz (jeśli zajdzie taka potrzeba) usunięcia jego stoiska z terenu Wydarzenia w przypadku naruszenia przez niego warunków niniejszego regulaminu lub złamania prawa.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar oraz personalne wyposażenie Wystawcy.
§7 Przygotowanie stoiska Wystawcy, organizacja pracy oraz utrzymanie porządku na stoisku
- Wystawca może prowadzić instalację swojego stoiska od godz. 10:00 dnia 2 sierpnia 2024 r. Wystawca powinien zadeklarować gotowość swojego stoiska nie później niż na godzinę przed rozpoczęciem Wydarzenia.
- Podczas instalacji stoiska zabronione jest prowadzenie prac mogących stanowić zagrożenie w szerokim rozumieniu tego słowa. Prace stanowiące zagrożenie pożarowe lub tworzące ryzyko zapylenia są surowo zabronione.
- Wystawca jest zobowiązany do zachowania czystości na przydzielonym mu obszarze.
- W przypadku doprowadzenia do uszkodzenia podłogi lub sprzętu zapewnionego przez Organizatora, Wystawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia o sytuacji Organizatora lub najbliższego wolontariusza, jeśli pierwszy sposób powiadomienia jest niemożliwy.
- Wystawca otrzyma worek na śmieci dla swojej strefy, po zapełnieniu którego powinien powiadomić wolontariuszy o konieczności jego wymiany.
- Wystawca zobowiązuje się do przywrócenia porządku na swoim obszarze po demontażu stoiska. Nie dopuszcza się pozostawienia np. kartonów, folii, worków lub innych dużych śmieci na podłodze. Niezastosowanie się do niniejszego punktu może spowodować nałożenie na Wystawcę kary finansowej, określonej indywidualnie.
- Instalacja stoiska bezwzględnie nie może naruszać w jakikolwiek sposób konstrukcji budynku, powierzchni ścian lub podłogi oraz innych elementów budynku, w którym odbywa się Wydarzenie. Naklejanie plakatów, ogłoszeń itp. na ścianach za pomocą materiałów, które mogą uszkodzić ww. powierzchnie skutkować będzie obciążeniem Wystawcy kosztami ich naprawy, jeśli zajdzie taka potrzeba.
- Wystawca może, po konsultacji z Organizatorem, umieścić plakaty lub ogłoszenia na ścianach przy pomocy udostępnionej mu taśmy lub materiałów Wystawcy, o ile otrzyma na to wyraźną zgodę.
- Wszelkie nietypowe zabudowy stoisk wymagają zgody organizatora.
- Kwestie praw autorskich materiałów wykorzystywanych na stoisku muszą być dopilnowane po stronie Wystawcy. Dotyczy to utworów, grafik itp. które mogą te prawa naruszać.
- Organizator zastrzega sobie prawo do nakazania Wystawcy usunięcia wybranych elementów lub wyposażenia stoiska, jeżeli uzna, że mogą one stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa lub mienia, jeżeli autentyczność lub zgodność z prawem danego wyposażenia zostanie zakwestionowana oraz jeżeli mogą naruszać dobre imię Organizatora czy Wydarzenia lub w inny sposób mogą zakłócać jego przebieg.
- Zabronione jest wykorzystywanie przez Wystawcę materiałów wygenerowanych przez sztuczną inteligencję w celach zarobkowych.
- Działania podejmowane przez Wystawcę nie mogą naruszać dobra innych Wystawców oraz zakłócać przebiegu imprezy.
- Wolontariusze dyżurujący nie mogą samodzielnie podejmować decyzji o pomocy Wystawcom. W przypadku, gdy Wystawca potrzebuje wsparcia, powinien skonsultować to z Koordynatorem wolontariuszy, który w przypadku stwierdzenia słuszności potrzeby może oddelegować określoną ilość wolontariuszy do pomocy Wystawcy.
- Wystawca zobowiązany jest do obecności oraz prowadzenia swojego stoiska w następującym zakresie czasowym:
- Dnia 2 sierpnia 2024 r. od godz. 16:00 do godz. 22:00
- Dnia 3 sierpnia 2024 r. od godz. 09:00 do godz. 22:00
- Dnia 4 sierpnia 2024 r. od godz. 09:00 do godz. 14:00
- Skrócenie zakresu czasowego określonego w §7 ust. 15 musi być skonsultowane z Organizatorem. Skrócenie czasu przez Wystawcę bez otrzymania zgody Organizatora może skutkować nałożeniem na Wystawcę kary finansowej, ustalonej indywidualnie.
- Wystawca ma prawo do wydłużenia czasu pracy swojego stoiska w odniesieniu do godzin ujętych w §7 ust. 15. Wydłużenie czasu pracy nie może odbywać się przed godz. 15:00 dnia 2 sierpnia 2024 r. oraz po godz. 15:00 dnia 4 sierpnia 2024 r. z przyczyn logistycznych. Wystawca może podjąć taką decyzję wedle swojego życzenia i nie ma obowiązku konsultowania jej z organizatorami.
§8 Opłaty za stoisko
- Cennik opłat za stoisko i jego poszczególne elementy, w tym opłaty podstawowej, znajduje się w Formularzu zgłoszeniowym. W przypadku potrzeby wykonania przez Organizatora wyceny niestandardowej, Wystawca powinien skontaktować się z Organizatorem bezpośrednio.
- Cena za pierwsze krzesło oraz pierwszą wejściówkę wystawcy jest wliczona w cenę opłaty podstawowej za stoisko.
- W przypadku indywidualnych ustaleń oraz niestandardowych lub dużych stoisk, ilość krzeseł w ramach opłaty podstawowej zawarta w §8 ust. 2 może ulec zmianie.
- Wystawca może zgłosić tylko jedno stoisko na Wydarzenie. W przypadku chęci wystawienia dwóch lub więcej stoisk, Wystawca musi zaaranżować je jako jedno stoisko i zawrzeć to w swoim zgłoszeniu.
- Opłata za stoisko musi być uiszczona nie później niż 7 dni od otrzymania wiadomości o pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia. Jeśli opłata nie zostanie uiszczona w określonym wyżej terminie, Organizator ma prawo do anulowania przyjętego zgłoszenia.
- Minimalna ilość ławek dla Wystawcy wynosi zero. Maksymalna ilość ławek dla Wystawcy wynosi cztery. W przypadku chęci uzyskania większej ilości ławek, Wystawca powinien bezpośrednio skontaktować się z Organizatorem w celu ustalenia szczegółów.
- Zabronione jest wnoszenie swoich krzeseł przez Wystawcę. Wyjątkiem są sytuacje, o których Organizator został poinformowany przed rozpoczęciem Wydarzenia oraz wyraził na to zgodę.
§9 Postanowienia końcowe
- Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie w dowolnym momencie. Wystawca zostanie poinformowany o zmianach drogą mailową przed ich wprowadzeniem. Wystawcy przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w przypadku zmian w Regulaminie. Aktualna wersja Regulaminu tuż po wprowadzeniu zmian będzie publikowana na stronie internetowej Wydarzenia.
- Zgłoszenie stoiska przez Wystawcę jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu oraz lokalizacji Wydarzenia lub jego odwołania w dowolnym momencie. O podjęciu takiej decyzji Wystawca zostanie poinformowany niezwłocznie.
- W przypadku podjęcia decyzji wspomnianej w §8 ust. 3 Wystawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy oraz odzyskania kosztów uiszczonych Organizatorowi za zatwierdzone stoisko.
- Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi wyraźnie i niezwłocznie, w terminie nie późniejszym niż z chwilą zakończenia demontażu stoiska. Reklamacje zgłoszone po tym czasie będą uznane za niezasadne.
- Wystawca potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień ani gwarancji odnośnie wyników ekonomicznych, jakie Wystawca osiągnie w czasie jego działania na Wydarzeniu. Wystawca deklaruje, że nie będzie miał z tego tytułu żadnych roszczeń w stronę Organizatora
- Organizator zastrzega sobie prawo do przedwczesnego zakończenia umowy i nakazania opuszczenia Wystawcy terenu obiektu ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Wystawca z premedytacją nie będzie stosował się do zasad niniejszego regulaminu. W przypadku drobnych i nieświadomych naruszeń wystawca może otrzymać ustne upomnienie oraz nakaz zaprzestania podejmowania danych działań. W sytuacji zerwania umowy i usunięcia Wystawcy z obiektu, nie przysługuje mu prawo do zwrotu poniesionych kosztów, w tym opłaty za stoisko.
- Parking na terenie wydarzenia jest zagwarantowany wyłącznie dla wystawców, którzy zgłoszą fakt posiadania w swoim wyposażeniu przedmiotów wielkogabarytowych z koniecznością wniesienia ich z użyciem rampy. Organizator nie gwarantuje dostępu do miejsca parkingowego w przypadkach innych niż opisany w niniejszym punkcie.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem moc sprawczą ma Kodeks Cywilny.
- Nieznajomość niniejszego regulaminu nie zwalnia Wystawcy z jego przestrzegania oraz ponoszenia konsekwencji wynikających z jego złamania.
