Regulamin Wystawców NANI?!Con 2025
Wersja PDF niniejszego regulaminu jest dostępna w tym miejscu:
§1 Postanowienia ogólne
- Regulamin dotyczy Wystawców konwentu Anime & Manga Nanicon 2025 (zwanego dalej Wydarzeniem), mającego miejsce w dniach 1-3 sierpnia 2025 r. w III Liceum Ogólnokształcącym im. Stefana Batorego w Chorzowie (zwanego dalej Budynkiem) oraz odgrodzonego obszaru wokół budynku (zwanym dalej w całości terenem Wydarzenia).
- Organizatorem Wydarzenia jest Fundacja Wujki Fandomu wpisana do rejestru pozycji KRS pod numerem: 0001159909 (zwana dalej Organizatorem).
- Przez określenie Wystawcy rozumie się każdego Uczestnika Wydarzenia, który uzyskał akredytację odpowiednią do wystawiania się z towarami w czasie trwania Wydarzenia.
- Każdy Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania niniejszego regulaminu
i regulaminu Wydarzenia. - Komunikacja pomiędzy Wystawcą a Organizatorem, o której mowa w dalszej części regulaminu, odbywać się będzie drogą teleinformatyczną (telefon, poczta e-mail) zgodnej z podanymi danymi przez Wystawcę w momencie zgłaszania chęci uzyskania akredytacji wystawczej.
- Przez stronę internetową Wydarzenia, rozumie się witrynę https://www.nanicon.pl/
- Zgłoszenia będą przyjmowane od dnia 5 maja 2025 do dnia 29 czerwca 2025 włącznie.
§2 Uczestnictwo w Wydarzeniu
- Wystawca zgłasza chęć uczestnictwa w Wydarzeniu w formie Wystawcy poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Wydarzenia lub, w szczególnych przypadkach, poprzez bezpośredni kontakt z Organizatorem.
- Warunki zgłoszenia swojego stoiska poprzez kontakt mailowy, o których mowa powyżej, zostały ściśle określone w formularzu zgłoszeniowym dla Wystawców.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia Wystawcy bez podawania przyczyny. Organizator zobowiązuje się do przekazania informacji o odrzuceniu zgłoszenia.
- Wystawca zobowiązany jest do odbioru opaski na rękę oraz identyfikatora na stanowisku akredytacyjnym dla Wystawców lub, jeżeli akredytacja nie została jeszcze uruchomiona, bezpośrednio u Organizatora. Jeżeli Wystawca pełni również inną funkcję na Wydarzeniu, akredytacja może odbyć się w innym miejscu, co zostanie w takiej sytuacji wyraźnie nakreślone przez Organizatora.
- Szczegółowe warunki współpracy pomiędzy Wystawcą a Organizatorem zostaną określone indywidualnie po zatwierdzeniu zgłoszenia stoiska oraz po uiszczeniu przez Wystawcę opłaty za stoisko. Indywidualne ustalenia po obustronnej zgodzie są wiążące.
- Wystawca ma możliwość zrezygnowania z wystawienia przyjętego na Wydarzenie stoiska i uzyskania zwrotu opłaty za stoisko po wyrażeniu takiej chęci, nie później niż do dnia 12 lipca 2025 r. włącznie.
- Organizator może umożliwić Wystawcy rezygnację z wystawienia przyjętego na Wydarzenie stoiska po dacie zawartej w ust. 6, jeżeli istnieje możliwość zastąpienia stoiska stoiskiem zastępczym. Organizator nie gwarantuje pozytywnego rozpatrzenia takiej prośby.
- Wystawca deklaruje, że w dniu rozpoczęcia Wydarzenia będzie mieć ukończony co najmniej 16. rok życia.
§3 Zgłoszenie na Wystawcę
- Wystawca przy zgłoszeniu swojego stoiska deklaruje minimalny oraz komfortowy rozmiar stoiska.
- Zgłoszenia na Wystawców będą przyjmowane zgodnie z terminem podanym na środkach masowego przekazu, o których mowa w § 4 ust. 5 Regulaminu Wydarzenia.
- Organizator zastrzega sobie prawo do przyjęcia zgłoszenia Wystawcy przed lub po ogłoszonym terminie przyjmowania zgłoszeń, zgodnie ze swoją wolą.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu przyjmowania zgłoszeń Wystawców bez podawania przyczyny.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany warunków przyjęcia stoiska Wystawcy (w tym rozmiaru stoiska) wbrew deklaracji Wystawcy. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Wystawca zostanie o niej poinformowany przed akceptacją stoiska.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru dokładnej lokalizacji stoiska Wystawcy.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji stoiska, co nie stanowi zmiany umowy pomiędzy Wystawcą a Organizatorem i nie rodzi po stronie Wystawcy roszczeń względem Organizatora. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Wystawca zostanie o niej poinformowany niezwłocznie.
- Wszelkie zmiany w wyposażeniu stoiska względem podanych w zgłoszeniu Wystawca zobowiązuje się zgłosić najpóźniej do dnia, w którym zostanie zakończony termin wysyłania zgłoszeń na Wystawcę. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany decyzji o przyjęciu stoiska (jeśli została już podjęta) w sytuacji, w której Wystawca poinformuje o zmianie wyposażenia.
- Organizator zobowiązuje się poinformować o zmianie decyzji dotyczącej przyjęcia stoiska nie później niż 7 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie jego wyposażenia.
- Organizator nie zapewnia, że po zaakceptowaniu stoiska Wystawca będzie miał możliwość wprowadzenia zmian względem zgłoszenia zgodnie ze swoim życzeniem.
- Organizator zobowiązuje się do poinformowania Wystawcy o decyzji co do przyjęcia lub odrzucenia zgłoszenia oraz dostaniu się na listę rezerwową do dnia 6 lipca 2025 r. włącznie. Nie dotyczy to sytuacji opisanej w § 3 ust. 8.
- Wystawca jest zobowiązany do szczegółowego i rzetelnego zawarcia swoich oczekiwań w stosunku do swojego stoiska. Wszelkie niedopowiedzenia lub uogólnienia będą traktowane jako brak jasnej deklaracji Wystawcy. Brak precyzyjnej informacji może skutkować aranżacją danego aspektu stoiska zgodnie z decyzją Organizatora. Organizator nie będzie rozpatrywał roszczeń względem kwestii niesprecyzowanych w zgłoszeniu Wystawcy.
- Osoba zgłaszająca stoisko zobowiązuje się do podania prawdziwych danych osobowych wszystkich osób, które będą sprzedawcami na jej stoisku. Imiona/nazwiska preferowane, pseudonimy lub dane nieprawdziwe mogą skutkować odrzuceniem zgłoszenia. Osoba zgłaszająca zobowiązuje się również do podania danych każdej osoby, która będzie zajmować się sprzedażą na zgłaszanym stoisku.
- Osoby zajmujące się sprzedażą na stoisku, których dane nie będą spełniać warunków zawartych w §3 ust. 13, mogą zostać usunięte z Wydarzenia. Organizator zastrzega sobie również prawo do eskalowania takiej sytuacji względem stoiska oraz osoby zgłaszającej.
- Ze stoiskami gastronomicznymi oraz niestandardowymi, należy się kontaktować bezpośrednio z organizatorami, wysyłając e-mail na adres: wystawcy@nanicon.pl.
§4 Ekspozycja stoiska
- Wystawca zobowiązuje się wystawiać i reklamować swoje produkty, towary i/lub usługi tylko na przydzielonej przez Organizatora powierzchni. Wszelkie przedmioty przekraczające przydzielony obszar będą usuwane. W szczególności dotyczy to miejsc, w których umieszczenie przedmiotów wystawcy może stwarzać zagrożenie dla innych uczestników wydarzenia lub blokować ścieżki transportowe i/lub ewakuacyjne.
- Wystawca zobowiązuje się do zadeklarowania każdego przedmiotu mogącego przekraczać przydzielony obszar w zgłoszeniu Wystawcy. W deklaracji należy również zawrzeć przedmioty takie jak kosze na śmieci, tablice OWZ, wieszaki, banery itp.
- W wyjątkowych sytuacjach Organizator może zezwolić na przekroczenie przydzielonego Wystawcy obszaru.
- Umieszczenie materiałów reklamowych poza obszarem przydzielonym wymaga pisemnej zgody Organizatora. Umieszczenie materiałów reklamowych poza obszarem przydzielonym wiąże się z uiszczeniem dodatkowej opłaty reklamowej.
- Opłata, o której mowa w §4 ust. 4 jest ustalana indywidualnie z Wystawcą w zależności od formy reklamy i jej lokalizacji.
- Wystawca zobowiązuje się do przekazania Organizatorowi swoich materiałów promocyjnych, które zostaną umieszczone przez Organizatora na jego mediach społecznościowych w poście zbiorczym. Organizator zastrzega sobie prawo do korekty przekazanych informacji w sytuacji, w której mogą one naruszać dobre imię Organizatora i/lub dobre imię Wydarzenia. Organizator nie zobowiązuje się do umieszczenia materiałów promocyjnych wszystkich przyjętych wystawców.
§5 Prawa i obowiązki Wystawcy
- Wystawca ponosi odpowiedzialność za wydarzenia mające miejsce na jego stoisku. Wszelkie konkursy, loterie, promocje oraz inne atrakcje organizowane na stoisku muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa polskiego, oraz normami społecznymi. Organizator zrzeka się odpowiedzialności za powyższe atrakcje wobec uczestników oraz właściwych organów.
- Wystawca deklaruje, że wszelkie przedmioty wniesione przez niego na teren Wydarzenia są przedmiotami dozwolonymi w rozumieniu prawa polskiego. Dotyczy to wyposażenia stoiska jak i osobistego wyposażenia Wystawcy. Złamanie niniejszego punktu skutkować będzie natychmiastowym wykluczeniem stoiska z planu Wydarzenia oraz wezwaniem odpowiednich służb. Organizator zastrzega sobie prawo do uniemożliwienia opuszczenia strefy akredytacyjnej Wystawcy łamiącego niniejszy punkt do czasu pojawienia się służb.
- Wystawca deklaruje, że materiały oraz przedmioty prezentowane na jego stoisku podczas trwania Wydarzenia nie są sprzeczne z dobrymi obyczajami i zasadami współżycia społecznego.
- Wystawca ponosi odpowiedzialność za uszkodzenia i zniszczenia udostępnionego mu wyposażenia. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia Organizator zastrzega sobie prawo do obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą lub wymianą uszkodzonego, lub zniszczonego wyposażenia. Organizator zastrzega sobie również prawo do obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą bądź odrestaurowaniem uszkodzonego lub zniszczonego otoczenia stoiska (ściany, podłogi i inne elementy stałe), o ile uszkodzenie lub zniszczenie nastąpiło z winy Wystawcy.
- Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Organizatorowi, wolontariuszom, uczestnikom lub osobom trzecim przez Wystawcę, lub osobę działającą w jego imieniu albo reprezentującą jego prawa. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub jego wyposażenie.
- Wystawca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia organizatora lub wolontariusza, jeśli zaobserwuje zdarzenie wywołującego szkodę lub mogące ją wywołać.
§6 Prawa i obowiązki Organizatora
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za status prawny sprzedaży prowadzonej przez Wystawcę na Wydarzeniu. Wystawca jest zobowiązany prowadzić sprzedaż zgodnie z prawem obowiązującym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy ani za usługi wykonywane przez Wystawcę na stoisku.
- Organizator ponosi odpowiedzialność tylko za szkody wyrządzone Wystawcy lub innemu uczestnikowi Wydarzenia z jego winy, lub winy osoby działającej w jego imieniu.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Uczestników Wydarzenia w obrębie stoisk w czasie udostępniania przestrzeni stoiska Wystawcy.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pojazdy znajdujące się na terenie Wydarzenia.
- Organizator zastrzega sobie prawo do nakazania usunięcia nieodpowiedniego towaru sprzecznego z regulaminem wydarzenia ze stoiska.
- Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia Wystawcy z terenu Wydarzenia oraz (jeśli zajdzie taka potrzeba) usunięcia jego stoiska z terenu Wydarzenia w przypadku naruszenia przez niego warunków niniejszego regulaminu lub złamania prawa.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar oraz personalne wyposażenie Wystawcy.
§7 Przygotowanie stoiska Wystawcy, organizacja pracy oraz utrzymanie porządku na stoisku
- Wystawca może prowadzić instalację swojego stoiska od godz. 11:00 dnia 1 sierpnia 2025 r. Wystawca powinien zadeklarować gotowość swojego stoiska nie później niż na godzinę przed rozpoczęciem Wydarzenia.
- Podczas instalacji stoiska zabronione jest prowadzenie prac mogących stanowić zagrożenie w szerokim rozumieniu tego słowa. Prace stanowiące zagrożenie pożarowe lub tworzące ryzyko zapylenia są surowo zabronione.
- Wystawca jest zobowiązany do zachowania czystości w przydzielonym mu obszarze.
- W przypadku doprowadzenia do uszkodzenia podłogi lub sprzętu zapewnionego przez Organizatora, Wystawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia o sytuacji Organizatora lub najbliższego wolontariusza, jeśli pierwszy sposób powiadomienia jest niemożliwy.
- Wystawca otrzyma worek na śmieci dla swojej strefy, po zapełnieniu którego powinien powiadomić wolontariuszy o konieczności jego wymiany.
- Wystawca zobowiązuje się do przywrócenia porządku na swoim obszarze po demontażu stoiska. Niezastosowanie się do niniejszego punktu może spowodować nałożenie na Wystawcę kary, określonej indywidualnie włącznie z zakazem wstępu na kolejne edycje Wydarzenia.
- Instalacja stoiska nie może w żaden sposób naruszać w jakikolwiek sposób konstrukcji budynku, powierzchni ścian lub podłogi oraz innych elementów budynku, w którym odbywa się Wydarzenie. Naklejanie plakatów, ogłoszeń itp. na ścianach za pomocą materiałów, które mogą uszkodzić ww. powierzchnie, skutkować będzie obciążeniem Wystawcy kosztami ich naprawy, jeśli zajdzie taka potrzeba.
- Wystawca może, po konsultacji z Organizatorem, umieścić plakaty lub ogłoszenia na ścianach przy pomocy udostępnionej mu taśmy, lub materiałów Wystawcy, o ile otrzyma na to wyraźną zgodę.
- Wszelkie zabudowy stoisk ponad indywidualne ustalenia wymagają zgody organizatora.
- Kwestie praw autorskich materiałów wykorzystywanych na stoisku muszą być dopilnowane po stronie Wystawcy. Dotyczy to utworów, grafik itp. które mogą te prawa naruszać.
- Organizator zastrzega sobie prawo do nakazania Wystawcy usunięcia wybranych elementów lub wyposażenia stoiska, jeżeli uzna, że mogą one stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa lub mienia, jeżeli autentyczność lub zgodność z prawem danego wyposażenia zostanie zakwestionowana oraz jeżeli mogą naruszać dobre imię Organizatora czy Wydarzenia, lub w inny sposób mogą zakłócać jego przebieg.
- Zabronione jest wykorzystywanie przez Wystawcę materiałów wygenerowanych przez sztuczną inteligencję w celach zarobkowych.
- Działania podejmowane przez Wystawcę nie mogą naruszać dobra innych Wystawców oraz zakłócać przebiegu imprezy.
- Wolontariusze dyżurujący nie mogą samodzielnie podejmować decyzji o pomocy Wystawcom. W przypadku, gdy Wystawca potrzebuje wsparcia, powinien skonsultować to z Koordynatorem wolontariuszy, który w przypadku stwierdzenia słuszności potrzeby może oddelegować określoną ilość wolontariuszy do pomocy Wystawcy.
- Wystawca zobowiązany jest do obecności oraz prowadzenia swojego stoiska w następującym zakresie czasowym:
a) Dnia 1 sierpnia 2025 r. od godz. 16:00 do godz. 22:00
b) Dnia 2 sierpnia 2025 r. od godz. 09:00 do godz. 22:00
c) Dnia 3 sierpnia 2025 r. od godz. 09:00 do godz. 13:00 - Skrócenie zakresu czasowego określonego w § 7 ust. 15 musi być skonsultowane z Organizatorem. Skrócenie czasu przez Wystawcę bez otrzymania zgody Organizatora może skutkować nałożeniem na Wystawcę kary, ustalonej indywidualnie włącznie z zakazem wstępu na kolejne edycje Wydarzenia.
- Wystawca ma prawo do wydłużenia czasu pracy swojego stoiska w odniesieniu do godzin ujętych w § 7 ust. 15. Wydłużenie czasu pracy nie może odbywać się przed godz. 15:00 dnia 1 sierpnia 2025 r. oraz po godz. 15:00 dnia 3 sierpnia 2025 r. z przyczyn logistycznych. Wystawca może podjąć taką decyzję wedle swojego życzenia i nie ma obowiązku konsultowania jej z organizatorami.
§8 Opłaty za stoisko
- Cennik opłat za stoisko i jego poszczególne elementy, w tym opłaty podstawowej, znajduje się w Formularzu zgłoszeniowym. W przypadku potrzeby wykonania przez Organizatora wyceny niestandardowej Wystawca powinien skontaktować się z Organizatorem bezpośrednio.
- Cena za pierwsze krzesło oraz pierwszą wejściówkę Wystawcy jest wliczona w cenę opłaty podstawowej za stoisko.
- W przypadku indywidualnych ustaleń oraz niestandardowych lub dużych stoisk, ilość krzeseł w ramach opłaty podstawowej zawarta w §8 ust. 2 może ulec zmianie.
- Wystawca może zgłosić tylko jedno stoisko na Wydarzenie. W przypadku chęci wystawienia co najmniej dwóch stoisk Wystawca musi zaaranżować je jako jedno stoisko i zawrzeć to w swoim zgłoszeniu.
- Opłata za stoisko musi być uiszczona nie później niż 7 dni od otrzymania wiadomości o pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia. Jeśli opłata nie zostanie uiszczona w określonym wyżej terminie, Organizator ma prawo do anulowania przyjętego zgłoszenia.
- Minimalna ilość ławek dla Wystawcy wynosi zero. Maksymalna ilość ławek dla Wystawcy wynosi cztery. W przypadku chęci uzyskania większej ilości ławek Wystawca powinien bezpośrednio skontaktować się z Organizatorem w celu ustalenia szczegółów.
- Zabronione jest wnoszenie swoich krzeseł przez Wystawcę. Wyjątkiem są sytuacje, o których Organizator został poinformowany przed rozpoczęciem Wydarzenia oraz wyraził na to zgodę.
§9 Postanowienia końcowe
- Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie i/lub cenniku wystawców w dowolnym momencie. Wystawca zostanie poinformowany o zmianach drogą mailową przed ich wprowadzeniem. Wystawcy przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w przypadku zmian w Regulaminie. Aktualna wersja Regulaminu tuż po wprowadzeniu zmian będzie publikowana na stronie internetowej Wydarzenia.
- Zgłoszenie stoiska przez Wystawcę jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu oraz lokalizacji Wydarzenia lub jego odwołania w dowolnym momencie. O podjęciu takiej decyzji Wystawca zostanie poinformowany niezwłocznie.
- Wystawca oświadcza, że dopełnił obowiązku wynikającego z art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1606).
- W przypadku podjęcia decyzji wspomnianej w §8 ust. 3 Wystawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy oraz odzyskania kosztów uiszczonych Organizatorowi za zatwierdzone stoisko.
- Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi wyraźnie i niezwłocznie, w terminie nie późniejszym niż z chwilą zakończenia demontażu stoiska. Reklamacje zgłoszone po tym czasie będą uznane za niezasadne.
- Wystawca potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień ani gwarancji odnośnie wyników ekonomicznych, jakie Wystawca osiągnie w czasie jego działania na Wydarzeniu. Wystawca deklaruje, że nie będzie miał z tego tytułu żadnych roszczeń w stronę Organizatora.
- Organizator zastrzega sobie prawo do przedwczesnego zakończenia umowy i nakazania opuszczenia Wystawcy terenu obiektu ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Wystawca z premedytacją nie będzie stosował się do zasad niniejszego regulaminu. W przypadku drobnych i nieświadomych naruszeń wystawca może otrzymać ustne upomnienie oraz nakaz zaprzestania podejmowania wspomnianych działań. W sytuacji zerwania umowy i usunięcia Wystawcy z obiektu nie przysługuje mu prawo do zwrotu poniesionych kosztów, w tym opłaty za stoisko.
- Organizator nie gwarantuje dostępu do miejsca parkingowego na terenie Wydarzenia.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej.
- Nieznajomość niniejszego regulaminu nie zwalnia Wystawcy z jego przestrzegania oraz ponoszenia konsekwencji wynikających z jego złamania.
